第一步：确定留学意向。每年六月初，学生向学院提出留学意向，经审核通过后，学院出具中外文成绩单、并办理在读证明和安全相关事宜的宣讲。
第二步：准备申请材料。材料清单如下，相关空表格请见附件1：
1、 入学愿书（所有内容必须手写）（日文填写）；
2、 外国人留学生推荐书（日文填写）（可手写也可打印）；
3、 志望理由书（所有内容必须手写）（日文手写）；
4、 成绩单原件；（中文和日文翻译件，学院开具的经盖章的文件）
5、 学生的在读证明（中文和日文版本，学院开具的红头文件）
6、 日语能力认定书复印件或成绩单复印件；（日文填写）（可手写也可打印）
7、 经费支付书；（誓约书需要中文版本以及日文版本）（可手写也可打印）
8、 经济担保人的在职收入证明书（需中文原件3份以及日文原件3分，其中一份办理签证用）、经济担保人（一般为父亲或母亲）名义的15万元以上3个月定期存单或存款证明；（原件）
9、 体检表（中文手写，可用统一模板也可用医院提供的格式）；
10、护照首页复印件；
11、户口本复印件（本人与经济担保人不在同一个户口本上的需要亲属公证）。
12、科目等履修生许可愿（填写自己的住址，姓名，电话，生日信息，盖上自己的章就可以）（学生需要雕刻一枚自己的印章，到日本都要用到。）（印章要求：圆形的，简体字，楷书，名字和护照上一致。大小，尽量要小一点的，日本通用的是直径1cm，稍微大一点也没问题。最好不要方章。）（家长也需要雕刻一个，在一份担保人的表格上，有家长的印章也有学生的印章。）
13、学生证用纸（只填写国籍、姓名、性别三项，并贴上2寸白底照片）
14、照片（2寸白底免冠彩照3张）（照片背面写上姓名）
15、在留资格认定证明书（参照模板填写）（可手写也可打印）
以上材料除家长在职收入证明书需要3份外，其他只需要一套原件加一套复印件，但家长在办理时最好多弄几份存档备用。
第三步：留学资格审核。申请者将申请材料提交给学院，经审核后，邮寄至日本吉备国际大学中国总部进行留学资格审核。
第四步：发放录取通知。日本吉备国际大学对审核通过的学生发放《录取通知书》和《在留资格认定证明书》。（需要等待的时间：1.5个月）
第五步：准备签证材料。请根据日本驻中国大使馆签证要求准备材料，相关的空表格见附件2。
1、签证申请书（正反打印并亲笔签名）（贴上大2寸白色背景彩照、露耳朵和额头，不戴眼镜）
2、护照（有效期至少半年以上的护照并签名，如为新版电子护照则不用签名）
3、户口本复印件（首页及申请人页）
4、照片（3个月内标准大2寸，4.5*4.5cm，背景为白色照片2张，背后写上姓名)
5、在留资格认定证明书原件及复印件
6、留学调查表（以上网址下载）
7、学费支付者的在职证明（单位的红头文件，并盖公章）
8、学生在读证明（学校的红头文件，并盖公章，开具的时间为一个月之内）
9、录取通知书原件
第六步：申请日本签证。办理地址如下（两个地址均可）：（需要的时间：15-20天左右）
1、 武汉市汉口中山大道1166号金源世界中心B座5楼， 武汉市国际交流服务中心。
2、 武汉市江岸区金桥大道117号（后湖三金潭立交桥旁），武汉市政务服务中心一楼行政审批大厅B31（市外办）窗口。
相关的联系方式请见：http://www.wies.com.cn/about.asp?id=12
第七步：出国前的准备。办理好日本签证后，请及时与学院和吉备国际大学中国总部的张华老师，确定出发的时间和提前预定机票等。（张老师在SIE出国留学群中）。
第八步：材料存档备案。请出国留学的学生务必将《录取通知书》复印件、护照复印件、签证页复印件及相关的材料（三份）交黄冈师范学院国际教育学院教学办、学工办和国际交流合作处存档，以便黄冈师范学院为学生办理学籍保留手续。（邮寄、扫描后通过QQ邮箱发送均可）
